Ejecución de proyectos

Si su proyecto fue aprobado por el Comité Calificador de Donaciones Culturales. Aquí le indicamos, qué se debe realizar desde ahora, cuáles son sus obligaciones y cómo cerrar correctamente la ejecución de un proyecto que fue aprobado

I. Deberes de información

1. Certificado de donación:

Cada vez que se recibe una donación se debe entregar/emitir un Certificado de Donación (certificado n°40) a través del Portal Electrónico de la ley ingresando en el menú Mis proyectos, luego en la pestaña Aprobados debe seleccionar el proyecto particular y en la acción seleccionar Donaciones.

El certificado debe ser informado/emitido, no más allá de los 30 días de haber recibido el recurso y no puede exceder la fecha en que concluye su proyecto.
Se debe emitir un certificado de donación por cada aporte que reciba identificando un único proyecto. Si usted quiere distribuir la donación en más de un proyecto debe emitir un certificado por cada proyecto al que destinará el recurso recibido.
La fecha de emisión del certificado corresponde a la fecha en la cual se recibe el recurso.
El proyecto puede recibir donaciones desde la fecha de resolución que lo aprueba y hasta la fecha en que concluye su ejecución.
Se debe utilizar el cien por ciento (100%) de las donaciones en los ítems aprobados para la ejecución del proyecto.
Una donación en “Especie” debe acompañar factura exenta o documento que acredite el avalúo o tasación. Para este tipo de donaciones (especies), se debe considerar el Valor Libro NO Venta.

2. Aviso inicio de ejecución:

A contar de la fecha de la Resolución en la que se notifica la aprobación del proyecto, usted cuenta con 12 meses, plazo máximo, para informar al Comité Calificador el inicio de ejecución de éste, acción que debe realizar a través del Portal Electrónico de la ley ingresando en el menú Mis proyectos, luego en la pestaña Aprobados debe seleccionar el proyecto particular y en la acción seleccionar Inicio de Ejecución.

La fecha indicada en la postulación es referencial, por lo que, una vez que su proyecto haya sido aprobado, se debe notificar al Comité cuándo comienza formalmente su ejecución y, a partir de esa fecha, se suma la duración del proyecto, entregando el plazo máximo para que sea ejecutado.
Si no informas la fecha de inicio dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de resolución que declara su aprobación, el proyecto quedará sin efecto.
Desde la fecha de inicio de ejecución informada se puede comenzar a declarar gastos, antes no.
Las donaciones no se vinculan al inicio de ejecución del proyecto, se pueden reunir (recibir) los recursos y declarar el inicio de ejecución de forma posterior. Pero si se generan gastos imputables al proyecto, se debe considerar la fecha de inicio desde ese momento, e informarla.

3. Protocolo de difusión:

Toda difusión del proyecto debe mencionar la condición de estar acogido a la Ley de Donaciones Culturales, para ello debe utilizar el logotipo válido para tal efecto.

El logotipo de la Ley de Donaciones Culturales lo puede descargar desde la página Web de Donaciones. Se recuerda que el logotipo de la Ley de Donaciones Culturales debe estar presente en igual tamaño y forma que los créditos a los donantes y donatario. Adicionalmente se debe escribir, junto al logotipo, la glosa “Proyecto Acogido a la Ley de Donaciones Culturales”.

4. Informe anual:

Anualmente, por cada proyecto aprobado (haya o no iniciado ejecución o recibido donaciones), el beneficiario debe enviar un informe al comité del estado de avance de éste, a través del Portal Electrónico de la ley ingresando en el menú Mis proyectos, luego en la pestaña Aprobados debe seleccionar el proyecto particular y en la acción seleccionar Rendiciones.

El informe anual debe ser entregado, aun cuando su proyecto no haya iniciado ejecución y/o no haya recibido donaciones. Esta es la única manera de conocer el estado de su proyecto.
La fecha máxima para entregar el informe anual corresponde al 31 de enero de cada año.
Se recomienda presentar su informe de cierre no más allá de 2 a 3 meses de haber concluido el proyecto.
Recuerde que:
- Cada documento contable debe: 1) ser emitido a nombre y R.U.T. de la entidad beneficiaria/donataria a quien se le aprobó el proyecto y 2) contar con la nomenclatura que individualiza el gasto y proyecto imputable a esta ley
- El gasto declarado debe ser acorde al ítem y presupuesto aprobado. No se deben realizar acciones o gastos diferentes a los aprobados por el Comité.
- La retribución cultural debe ser realizada dentro de la ejecución del proyecto (fecha inicio y fin), entregando los medios probatorios que demuestren su cumplimiento. Si su proyecto considea impresión de libros o es audiovisual, debe acompañar el formulario que da cuenta de la entrega respectiva, según establece la ley.
- Recuerde que siempre deberá contar con una copia idéntica al informe y antecedentes presentados ante el Comité. Desde la entrega del informe final del proyecto, el Beneficiario deberá resguardar toda la documentación que respalda la ejecución de éste, a lo menos, durante 5 años.
Se recomienda descargar “La guía para la correcta Rendición de su Proyecto” (Disponible en menú Presenta tu proyecto, sección Documentos, punto N°3). Este documento entrega los mínimos controles que el beneficiario debe realizar en la ejecución y rendición de su proyecto.

5. Desistimiento de un proyecto:

El beneficiario puede desistirse de un proyecto aprobado, a través del Portal Electrónico de la ley ingresando en el menú Mis proyectos, luego en la pestaña Aprobados debe seleccionar el proyecto particular y en la acción seleccionar Desistir Proyecto. Una vez que el Comité apruebe el desistimiento se eliminará del Banco de Proyectos Aprobados y se suprimirán las obligaciones en relación con el proyecto desistido.

Solo podrán desistir aquellos proyectos que no hayan recibido donaciones.

6. Solicitud de Modificación:

Si se requiere realizar ajustes en la información o ejecución del proyecto, ésta debe ser presentada nuevamente a calificación del Comité, por lo que, a través del Portal Electrónico de la ley ingresando en el menú Mis proyectos, luego en la pestaña Aprobados debe seleccionar el proyecto particular y en la acción seleccionar Modificaciones.

Si la modificación se trata de la realización de acciones o medidas tendientes a intervenir o complementar un proyecto, de modo tal que éste sufra cambios en su duración, costos, ejecución de actividades o en relación con el monto de financiamiento acogido a la Ley, el Comité se pronunciará sobre las modificaciones teniendo en cuenta el impacto sobre la retribución cultural a la comunidad.

En cambio, cuando las modificaciones signifiquen alteraciones en la esencia del proyecto, especialmente en cuanto al tipo de proyecto, tipo de actividad y/o ámbito artístico cultural del proyecto, el beneficiario debe presentar un nuevo proyecto ante la Secretaría Ejecutiva, para ser evaluado por el Comité.

La Solicitud de Modificación se debe presentar, a lo menos, en los siguientes casos:

Cambios en el presupuesto aprobado:

Cuando se requiera realizar cambios en los ítems aprobados en el presupuesto. Esto es; aumento de gastos en un ítem y/o incorporar un nuevo ítem no considerado inicialmente.
Cambios en la Ejecución del proyecto aprobado:

Cuando se requiera aumentar la duración del proyecto.
Cuando las actividades aprobadas para el proyecto requieran modificación.
Cuando los lugares de ejecución aprobados para el proyecto requieran modificación.
Cambios en la Retribución Cultural Aprobada:

Cuando la Retribución Cultural aprobada para el proyecto requiera modificación

7. Datos de contacto:

Información de contacto actualizada. Tanto los nombres correos y teléfono de la entidad, representante legal y/o encargado de proyecto.

Es responsabilidad de la entidad beneficiaria de la Ley de Donaciones Culturales mantener la información de su representante legal y/o encargado de proyecto actualizada. Si alguno de estas personas cambia, debe informarlo por medio de la solicitud respectiva, a través del Portal Web ingresando a la pestaña “Solicitudes”

II. Cierre de proyecto

El donatario, entidad beneficiaria de la ley, debe dar cierre a su proyecto, para lo cual cuenta con dos opciones:

Presentar, por medio de la plataforma electrónica de la ley su informe de rendición final declarando el cumplimiento de las actividades comprometidas, el uso del cien por ciento del monto donado en los ítems aprobados para la ejecución del proyecto y los medios probatorios que dan cuenta del cumplimiento de la retribución cultural comprometida. Todo ellos, por medio del formulario electrónico habilitado en el sitio Web en cada proyecto.
Informar el desistimiento del proyecto, para el caso de no contar con donaciones.